Een opleidingsplan opstellen: deadlines, inhoud en een gratis template
Een sterk opleidingsplan zet de koers uit. Het laat zien waar je organisatie naartoe wil en welke competenties je nodig hebt om daar te raken. En sinds 2023 is het voor veel bedrijven ook gewoon verplicht, met een deadline die elk voorjaar terugkomt. Wat is er nodig voor een sterk opleidingsplan en hoe stel je het op?
In dit artikel lees je wat de wet precies vraagt, welke data je moet respecteren en hoe je in zes stappen tot een plan komt waar je iets aan hebt. Hier vind je ook een gratis template die je meteen kan invullen.
Wat is een opleidingsplan?
Een opleidingsplan is een document waarin je vastlegt welke formele en informele opleidingen je het komende jaar aanbiedt, en voor welke doelgroep van medewerkers die bedoeld zijn. Werkgevers met 20 of meer werknemers moeten zo'n plan jaarlijks opstellen tegen 31 maart. Het plan geldt voor minstens één jaar en wordt opgemaakt na overleg op bedrijfsniveau.
De kalender: wat moet wanneer klaar zijn?
Dit stuk zorgt het vaakst voor stress, want de deadlines liggen dichter bij elkaar dan je denkt.
| Wanneer | Wat |
|---|---|
| September tot december | Behoefteanalyse, ontwerp van het plan, afstemming met management en budget |
| Uiterlijk 15 maart | De ondernemingsraad, of bij gebrek daaraan de syndicale afvaardiging, brengt advies uit over het ontwerp |
| Uiterlijk 31 maart | Het opleidingsplan is goedgekeurd |
| Binnen de maand na inwerkingtreding | Een kopie gaat naar de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg via transfer.werk.belgie.be |
Wie in januari begint, zit krap. Wie in september of oktober start met de behoefteanalyse, heeft ruimte om er een plan van te maken in plaats van een formaliteit.
Voor wie is een opleidingsplan verplicht?
De wet van 3 oktober 2022 houdende diverse arbeidsbepalingen verplicht werkgevers met 20 of meer werknemers om jaarlijks een opleidingsplan op te stellen. Werkgevers onder die drempel zijn voorlopig vrijgesteld.
De inhoud wordt eenmaal per kalenderjaar vastgelegd, na overleg op bedrijfsniveau, en het plan geldt voor minstens één jaar. Een meerjarenplan mag ook, op voorwaarde dat je werknemers of hun vertegenwoordigers daarmee akkoord gaan.
Hoe tel je die twintig werknemers?
De wet zelf zegt niet hoe je de drempel berekent. Een letterlijke lezing gaat over koppen, terwijl de FOD WASO uitgaat van dezelfde berekeningswijze als bij het individueel opleidingsrecht, dus in voltijdse equivalenten. Zit je rond de grens, leg die vraag dan voor aan je sociaal secretariaat voor je een beslissing neemt.
Het individueel opleidingsrecht
Naast het plan bestaat er een individueel recht op opleiding. Als algemene regel heeft een voltijdse werknemer recht op gemiddeld vijf opleidingsdagen per jaar, berekend over een periode van vijf jaar. Deeltijdse werknemers hebben daar een proportioneel deel van.
Sectoren kunnen dat aantal moduleren via cao, bijvoorbeeld met een groeipad naar vijf dagen. Check dus altijd of jouw paritair comité een eigen regeling of een minimale inhoud voor het opleidingsplan heeft vastgelegd.
Wat moet er minimaal in je opleidingsplan staan?
Vier dingen zijn niet optioneel.
1. De formele opleidingen. Klassikale trainingen, workshops, webinars, e-learning. Digitale formats tellen gewoon mee, dat is handig als je met verspreide teams werkt.
2. De informele opleidingen. Interne kennisdeling, peterschap, intervisie, leren op de werkvloer, deelname aan congressen en beurzen. Dit stuk wordt vaak vergeten, terwijl er in de meeste organisaties al veel gebeurt. Je moet het alleen zichtbaar maken.
3. De doelgroep per opleiding. Voor wie is deze opleiding bedoeld? Welke functies, welke afdelingen, welk niveau?
4. Aandacht voor specifieke groepen. De wet vraagt expliciet aandacht voor werknemers vanaf vijftig jaar, werknemers van buitenlandse origine en personen met een beperking. Daarnaast telt de genderdimensie mee en moet je kijken naar knelpuntberoepen in je sector.
Het plan mag op papier of elektronisch. Je bewaart het intern, en werknemers en hun vertegenwoordigers moeten het op eenvoudige vraag kunnen inkijken. Bevat het persoonsgegevens, dan anonimiseer je die voor je de kopie doorstuurt.
In zes stappen een opleidingsplan opstellen
1. Vertrek van de strategie, niet van de opleidingscatalogus
De vraag is niet "welke trainingen kunnen we boeken", maar "waar wil deze organisatie volgend jaar staan, en welke competenties hebben we daarvoor nodig". Een plan dat vertrekt van een catalogus wordt een lijst. Een plan dat vertrekt van de strategie wordt een instrument.
2. Maak de inventaris van wat er al is
Welke competenties zitten vandaag in huis? Waar zit kritieke kennis bij één persoon? Welke verplichte opleidingen lopen al, denk aan veiligheid, EHBO of sectorspecifieke certificaten?
3. Bepaal de kloof
Zet de nodige competenties naast de aanwezige competenties. Wat daartussen zit, is je opleidingsbehoefte. Betrek hier leidinggevenden bij, want zij zien de kloof het scherpst. Onze opleidingsscan helpt je om die oefening gestructureerd te maken.
4. Kies per behoefte het juiste format
Niet alles is een training. Sommige noden los je op met interne kennisdeling of een korte webinar, andere vragen een traject over meerdere sessies met opvolging. Maak die keuze bewust, dan besteed je je budget waar het effect heeft. Voor de klassiekers zoals communicatietrainingen en leiderschap training vind je bij ons zowel open sessies als incompany trajecten.
5. Leg het voor en laat het goedkeuren
Ontwerp naar de ondernemingsraad of syndicale afvaardiging tegen 15 maart, goedkeuring tegen 31 maart, kopie naar de FOD binnen de maand na inwerkingtreding. Plan die stappen in je agenda voor het jaar begint.
6. Evalueer en gebruik het volgend jaar opnieuw
Houd bij wat er effectief gevolgd werd, door hoeveel mensen en met welke waardering. Dat overzicht is je vertrekpunt voor het jaar erna, en het is meteen het materiaal dat je nodig hebt in het overleg.
Voorbeeld opleidingsplan: download de gratis template
Wie voor het eerst een plan opmaakt, wil vooral zien hoe zo'n document eruitziet. Daarom maakten we een invulbaar template dat alle verplichte elementen bevat:
- de gegevens van je onderneming en het paritair comité
- de strategische vertrekpunten
- een competentieanalyse per functie of team
- een tabel voor de formele opleidingen, met doelgroep, format, timing en budget
- een tabel voor de informele opleidingen
- de specifieke doelgroepen die de wet vraagt
- de opvolging van het individueel opleidingsrecht
- een overzicht van overleg, goedkeuring en indiening met de wettelijke deadlines
- een checklist voor 31 maart
Je vult het in, je schrapt wat niet van toepassing is, en je bent klaar. Dit sjabloon is een werkdocument, geen voorbeeldtekst om na te lezen.
Veelgestelde vragen over het opleidingsplan
Is een opleidingsplan verplicht onder 20 werknemers?
Nee. Werkgevers met minder dan 20 werknemers zijn voorlopig vrijgesteld van de verplichting om een opleidingsplan op te stellen. Het individueel opleidingsrecht kan wel anders geregeld zijn via je sector.
Wanneer moet het opleidingsplan klaar zijn?
Het plan moet uiterlijk op 31 maart goedgekeurd zijn. De ondernemingsraad of syndicale afvaardiging moet uiterlijk op 15 maart advies uitbrengen over het ontwerp. Een kopie gaat binnen de maand na de inwerkingtreding naar de FOD WASO.
Wat als ik de deadline van 31 maart mis?
Het koninklijk besluit voorziet voorlopig geen sanctie wanneer het plan niet tijdig klaar is. Dat betekent niet dat het zonder gevolg blijft, want het kan wel onderwerp worden van het sociaal overleg in je onderneming. En een sanctie kan in de toekomst alsnog ingevoerd worden.
Mag een opleidingsplan meerdere jaren lopen?
Ja, als je werknemers of hun vertegenwoordigers daarmee akkoord gaan. De minimumduur is één jaar.
Tellen webinars en e-learning mee in het opleidingsplan?
Ja. Digitale opleidingen mogen gewoon in je opleidingsplan.
Waar dien ik het opleidingsplan in?
Via het onlineplatform van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg op transfer.werk.belgie.be, binnen de maand na de inwerkingtreding van het plan.
Bestaat er een gratis template voor een opleidingsplan?
Ja. Expert Academy stelt een invulbaar template ter beschikking dat alle wettelijk verplichte elementen bevat, inclusief de tabellen voor formele en informele opleidingen en een checklist met de deadlines.
Liever niet met een blanco document starten?
Boek een gratis intakegesprek. In een uur overlopen we samen waar je organisatie volgend jaar naartoe wil, welke competenties daarvoor nodig zijn en hoe je dat vertaalt in een plan dat werkt. Geen verkooppraatje, wel een gesprek waar je sowieso iets aan overhoudt.
→ Plan je gratis intakegesprek
De informatie in dit blog artikel is een leidraad. Voor de formele en juridische kant, zoals de drempelberekening, de procedure met de ondernemingsraad en de indiening, of als je technische vragen hebt, neem dan best contact met je sociaal secretariaat of een jurist.
