Wat doe je als je bij een presentatie een moeilijke vraag uit het publiek krijgt en je weet het antwoord niet? En hoe reageer je als de vraag naast de kwestie is? Of helemaal niet duidelijk?
Uiteraard wil je als spreker niet worden verrast - of erger nog - voor schut worden gezet door een netelige vraag.
Een presentatie geven kan op zich al best stressvol zijn. Maar antwoorden op (moeilijke) vragen uit het publiek is zo mogelijk nog lastiger.
Hierbij enkele tips om stevig in je schoenen te blijven staan bij de vragenronde.
1. Bereid je voor op moeilijke vragen
De beste manier om met lastige of onverwachte vragen om te gaan, is goed voorbereid te zijn. Bedenk voor je aan je presentatie begint, welke vragen er zouden kunnen komen en wat het beste antwoord zou zijn. Je kunt uiteraard niet alles voorzien, maar wel een inschatting maken en de moeilijkste vragen voorbereiden. Zie het als een soort FAQ die vooraf opstelt.
2. Laat je niet op stang jagen
Soms kunnen vragen erg confronterend zijn of je helemaal uit het lood slaan. In dat geval het is belangrijk dat je kalm en rustig blijft en de situatie onder controle houdt. Je straalt meer zelfvertrouwen uit door je kalmte te bewaren. Je hoeft een vraag ook niet onmiddellijk te beantwoorden. Pauzeer een paar seconden en denk rustig na over de beste manier om te antwoorden. Je kan ook tijd winnen door de vraag te herhalen of te herformuleren voor het hele publiek. Probeer dan de vraag samen te vatten en om te zetten naar een neutraal taalgebruik om de eventuele vijandigheid of emotie weg te nemen.
3. Reageer kort en bondig
Sommige vraagstellers maken er een sport van om lange, onduidelijke of ingewikkelde vragen te stellen. Probeer je antwoord dan zo compact mogelijk te houden, zodat je de controle houdt over de situatie. In plaats van dan de hele vraag te beantwoorden en het risico te lopen dat je te veel in detail gaat, kan je inspelen op een deel er van. Het kort beantwoorden van een deel van de vraag kan genoeg zijn om hen tevreden te stellen. En dat kan je op deze manier checken: "Is jouw vraag hiermee voldoende beantwoord?".
4. Kaats de bal terug
Wanneer iemand een moeilijke, ingewikkelde of lastige vraag stelt, waar je geen duidelijk antwoord op kunt geven, kan je best zelf een vraag terug stellen aan deze persoon. Vraag bijvoorbeeld "Kan je even verduidelijken wat je daarmee bedoelt?" of “Kan je de vraag even herhalen?”
5. Wees eerlijk als je het antwoord niet weet
Het absoluut geen ramp als niet op elke vraag een sluitend antwoord hebt. Je bent tenslotte geen wandelende Wikipedia. Een onjuist antwoord verzinnen of proberen om de vraag heen te draaien kan er voor zorgen dat je je geloofwaardigheid verliest bij het publiek. Vertel ze in plaats daarvan wat je wel weet, of geef toe dat je het antwoord niet hebt en dat je er zo snel mogelijk op terug zult komen. Hierbij een paar voorbeelden van wat je dan zou kunnen zeggen:
- Ik heb de gegevens (op dit moment) niet bij de hand. Ik zoek het graag voor je op na de presentatie.
- Dit valt buiten het onderwerp van deze presentatie, maar het is zeker een interessant punt.
- Dat is een boeiende vraag. Mijn collega X is expert in dit onderwerp. Ik vraag het even bij hem na. Wellicht weet hij het antwoord.
6. Houd controle over de vragenronde
Op een bepaald moment wil je het vragenmoment afronden. Dit kan je doen door te zeggen “Nog een laatste vraag om af te ronden” of “We hebben nog tijd voor één vraag” en dan de laatste vraagsteller het woord te geven. Op deze manier houd je de teugels in handen en vermijd je dat het stellen van vragen uit de hand loopt.
Soms zijn vragen te moeilijk om te beantwoorden. Wees niet bang om toe te geven dat je iets niet weet of een alternatieve aanpak niet hebt overwogen. Een enthousiast "Dat is een interessant idee, daar had ik nog niet aan gedacht" is veel positiever dan een gemompelde "Ik weet het niet". Vergeet niet dat een presentatie een tweerichtingsproces is en dat het belangrijk is om te weten dat je ook van het publiek iets kunt leren.
Meer info: Succesvol Presenteren