Omgaan met verandering

Je hoeft niet meteen enthousiast te zijn over elke verandering. Begin met duidelijk krijgen wat er verandert, wat dat voor jou betekent en welke ondersteuning je nodig hebt. Deze zes tips helpen je om dat gesprek concreet te maken.

1. Maak onderscheid tussen feiten en aannames

Noteer wat officieel is meegedeeld en welke vragen nog openstaan. Maak daarbij onderscheid tussen een beslissing, een voorstel en iets wat je via collega’s hebt gehoord.

“We gaan een nieuw systeem gebruiken” betekent bijvoorbeeld nog niet dat jouw volledige takenpakket verandert. Vraag naar de concrete gevolgen voordat je conclusies trekt.

• Wat is al beslist?
• Wat wordt nog onderzocht?
• Wanneer volgt meer informatie?
• Bij wie kan ik terecht met vragen?

Niet elke vraag zal meteen beantwoord kunnen worden. Spreek dan af wanneer je een update krijgt.

2. Vraag wat de verandering voor jouw werk betekent

Een algemene presentatie over de toekomst zegt niet altijd wat je morgen anders moet doen. Vertaal de verandering daarom naar je eigen taken en samenwerking.

Bespreek bijvoorbeeld:

• Taken: wat komt erbij, wat valt weg en wat blijft hetzelfde?
• Verantwoordelijkheden: welke beslissingen neem je zelf en waarvoor overleg je?
• Samenwerking: met wie werk je samen en hoe dragen jullie werk over?
• Hulpmiddelen: welke systemen, instructies of toegangen heb je nodig?
• Timing: vanaf wanneer gelden de nieuwe afspraken?

Een bruikbare vraag is: “Kunnen we aan de hand van een concrete taak bekijken wat er voor mij verandert?”

3. Benoem je zorgen met een concreet voorbeeld

Vind je een voorstel moeilijk uitvoerbaar? Beschrijf dan waar je tegenaan loopt, welk gevolg je verwacht en wat je nodig hebt om verder te kunnen.

Bijvoorbeeld: “Vanaf volgende maand moeten we klantvragen in twee systemen registreren. Ik zie nog niet hoe ik dat combineer met de huidige responstijden. Kunnen we afspreken welke registratie voorrang krijgt en hoeveel tijd we hiervoor voorzien?”

Zo maak je van een algemene uitspraak als “Dit gaat niet werken” een vraag die samen onderzocht kan worden.

Je hoeft daarbij geen oplossing klaar te hebben voor elk probleem. Een risico of onduidelijkheid signaleren is op zichzelf een nuttige bijdrage.

4. Maak afspraken over prioriteiten en ondersteuning

Een nieuwe werkwijze leren vraagt aandacht en oefening. Bespreek daarom hoe je die overgang combineert met je lopende taken.

• Welke taken hebben tijdens de overgang voorrang?
• Wat mag tijdelijk later of minder uitgebreid gebeuren?
• Welke uitleg of opleiding is beschikbaar?
• Bij wie kun je terecht wanneer je vastloopt?
• Wanneer bekijken jullie of de afspraken haalbaar zijn?

Maak je vraag zo specifiek mogelijk. “Ik heb ondersteuning nodig” wordt concreter als je zegt: “Ik wil de eerste twee dossiers samen met een ervaren collega doorlopen.”

5. Kies een haalbare eerste stap

Je hoeft niet het volledige verandertraject te overzien om te kunnen beginnen. Kies, binnen de gemaakte afspraken, één taak waarmee je de nieuwe werkwijze kunt oefenen.

Bij de invoering van een nieuw systeem kun je bijvoorbeeld één dossier verwerken, noteren waar je vastloopt en je vragen verzamelen voor het afgesproken overleg.

Bespreek vooraf wanneer je zelfstandig kunt oefenen en wanneer controle of begeleiding nodig is. Dat is vooral belangrijk bij taken waarbij fouten gevolgen hebben voor klanten, collega’s of gegevens.

6. Geef feedback over wat er in de praktijk gebeurt

Kom na de eerste ervaringen terug op de afspraken. Benoem zowel wat bruikbaar is als wat nog aanpassing vraagt.

Gebruik concrete observaties:

• “De nieuwe overdrachtslijst maakt duidelijk wie een dossier opvolgt.”
• “Bij uitzonderingen is nog niet duidelijk wie een beslissing neemt.”
• “Voor deze taak ontbreekt een instructie.”

Spreek af wie een open punt opvolgt en wanneer je erop terugkomt. Zo blijft feedback niet bij een losse opmerking.

Een gesprek voorbereiden over verandering

Wil je met je leidinggevende bespreken wat je nodig hebt? Vul vooraf deze vijf zinnen aan:

• Wat ik over de verandering begrijp, is …
• Wat voor mijn werk nog onduidelijk is, is …
• Een concreet knelpunt dat ik zie, is …
• Om verder te kunnen, heb ik nodig dat …
• Een eerste stap die ik kan zetten, is …

Gebruik dit als voorbereiding op een gesprek. Vraag aan het einde welke afspraken jullie maken en wanneer jullie de voortgang bespreken.

Begeleid je zelf een verandering?

Als leidinggevende of projectverantwoordelijke heb je ook de taak om richting, verwachtingen en ondersteuning duidelijk te maken. Lees daarvoor het artikel Change management: verandering voorbereiden en begeleiden.

Wil je je aanpak verder ontwikkelen? Bekijk de opleiding Change Management. Voor andere managementvragen kun je onze managementtrainingen vergelijken.