Wat zijn nu eigenlijk de belangrijkste time management knelpunten? Wij deden een onderzoek bij 200 professionals in Vlaanderen en Nederland rond tijdsbesteding. Daaruit blijkt dat een hoop zaken onze tijd in beslag nemen, zodat we op het einde van de dag met losse eindjes blijven zitten. We bekijken de 3 belangrijkste tijdrovers én de mogelijke oplossingen samen met Time Management expert Jerko Bozikovic.
1. ONVOORZIENE OMSTANDIGHEDEN
En plots is het vijf uur! We begonnen vandaag zeer vroeg te werken, maar voor we het wisten was de dag om. Een dag met het blussen van brandjes en veel te lange meetings. Een dag die voorbij is gevlogen, dat wel. En toch blijven we met het gevoel zitten dat we niets hebben afgewerkt en geen meter vooruit zijn geraakt. Herkenbaar?
Uit het onderzoek van Expert Academy blijkt dat ruim 55% onvoldoende tijd te hebben voor zichzelf, familie, vrienden of hobby’s.
Op de vraag ‘Vind je het moeilijk om een kleine onvoorziene taak, die ‘snel’ kan afgewerkt worden, te weigeren? Onder het mom van – ach, het duurt toch maar een minuutje - ?’, kregen we deze antwoorden:
Hoe kunnen we beter omgaan met onvoorziene taken? We stellen de vraag aan expert Jerko Bozikovic: “Mensen hebben altijd moeite met onvoorziene omstandigheden, terwijl de realiteit meestal een aaneenschakeling is van onvoorziene zaken. Je dag vandaag is ongetwijfeld anders dan die van gisteren. Onvoorziene omstandigheden maken gewoon deel uit van het leven.
Dit wil zeggen dat we dit moeten leren inplannen in onze agenda. Vul daarom je agenda niet voor 100% in, want dan zal je gegarandeerd ‘falen’ op het einde van de dag en niet alles rond hebben. Stel een realistische to do lijst op. Maar hou ook zeker 20 % van je agenda vrij voor die onvoorziene omstandigheden.”
2. UITSTELGEDRAG
Overmorgen is er opnieuw een meeting met de kerngroep en je hebt nog steeds het verslag van de vorige vergadering niet afgewerkt. Het wordt nu wel dringend tijd dat je er aan begint. Maar misschien eerst nog eens FaceBook checken en een koffie halen. En dan snel nog even langs bij collega Alain die dit jaar de bedrijfsuitstap organiseert.
Onze 200 professionals in Vlaanderen en Nederland, antwoordden op de vraag ‘Gebeurt het soms dat je moeilijke taken uitstelt?’ het volgende:
Jerko Bozikovic: “Uitstelgedrag is zeer herkenbaar en menselijk. Je bent dus niet alleen. Enkele tips om er toch mee om te gaan:
- Begin met de moeilijke taken eerst
- Observeer je bioritme (wanneer bemerk je dat je veel energie hebt en helder van geest bent, m.a.w. wat zijn je piek- en je dal-momenten) en doe je moeilijke taken op je piekmomenten
- Hak je uitdagende taken in kleinere stukken: de kleine haalbare, tussentijdse successen geven je moed om het volgende probleem aan te pakken
- Laat dingen niet aanslepen, want dan worden ze alleen maar groter en vreten ze energie.”
3. STOORZENDERS
Je bent dan eindelijk begonnen aan het verlag van de vergadering, maar de klantentelefoons blijven maar binnenstromen. Net nu. En het is de rest van de voormiddag rustig geweest. En tussendoor komt Marie-Jeanne op je bureau ook nog uithuilen over haar zoon met ADHD waar ze geen blijf meer weet. Je ziet de tijd zo verstrijken. Je doet alsof je aandachtig luistert naar haar verhaal, maar je gedachten zijn elders .…
De vraag in het onderzoek luidde: ‘Word je in je werksituatie vaak gestoord? Worden de belangrijke taken waarmee je bezig bent geregeld onderbroken?’
Jerko Bozikovic weet raad: “Onze concentratie begint al te verminderen na 10 minuten, wanneer we een taak op dezelfde manier uitoefenen. Na 90 minuten zijn we op 50% van onze concentratie. Dus moeten we trachten een omgeving te creëren waar we zo min mogelijk gestoord worden.
Ik geef enkele tips mee om stoorzenders aan te pakken:
- Leer nee/stop zeggen als mensen je blijven storen, om je grenzen te bepalen en ook zo naar je omgeving duidelijk te communiceren
- Wil niet van alles op de hoogte te zijn, alles van iedereen te weten maar leer jezelf te focussen op jouw eigen taken en de rest los te laten
- Probeer voor moeilijke taken een omgeving te vinden waar je afgezonderd en rustig kan werken (bijv een vergaderzaal of zo)
- Kijk of je intern een afspraak kan maken om 1uur per dag ongestoord te werken: geen telefoons en geen mails. Belangrijk is wel dat je je collega’s hiervan op de hoogte brengt en hen ook de ruomte laat om dit 1 uur te doen.
- In een landschapsbureau kan je dit ook visueel duidelijk maken door bijvoorbeeld oortjes in steken. “
Meer info over de opleiding Time Management