Veel mensen hebben een haat/liefde verhouding met vergaderen. Enerzijds hebben we allemaal de behoefte om geïnformeerd te worden, op de hoogte te blijven of om te participeren in beslissingen. Maar langs de andere kant ergeren we ons mateloos aan het onprofessionalisme en aan de manier waarop meetings vaak worden georganiseerd.
Wie zat er ooit stiekem op de smartphone te kijken tijdens een vergadering? Of draaide met zijn ogen, wegens een gebrek aan structuur?
Expert Franky Van Hoecke legt de vinger op de wonde:
“Weinig organisaties beseffen het, maar vergaderen is een vrij dure formule. Reken eens uit wat het kost om 10 mensen 2 uur van hun andere werk te houden, zonder een finaal resultaat of een oplossing. Geen wonder ook dat werknemers gefrustreerd geraken.
Je hebt als manager 2 opties. Ofwel pak je de meetings professioneler aan. Ofwel kan je je medewerkers beter 2 uur extra vakantie geven.
Waar kun je alvast rekening mee houden:
1. Wat is het doel?
Geef vooraf, in de uitnodiging, altijd het doel van de meeting aan. Is het je bedoeling om info te geven of info te krijgen? Zoeken we een oplossing voor een concreet probleem? Door duidelijk en precies te zijn, staan we van bij het begin al een stap verder.
2. Investeer in voorzitters
De voorzitter moet niet altijd de hoogste in rang zijn. Wij denken nog al te veel in hiërarchische termen: de baas nodigt uit en zit de meeting ook voor. Ik zie in organisaties veel goede bedoeling, maar uiteindelijk blijven de meeste vergaderingen niet meer dan een weerspiegeling van de bestaande machtsverhoudingen. De visie van de hoogste in rang wordt doorgedrukt. Klaar.
Op een pure informatieve vergadering na, is het niet interessant om de voorzitter te kiezen in kringen van de meest belanghebbende partij. Als bedrijf investeer je beter in een doorgedreven opleiding vergadertechnieken voor enkele medewerkers. Zij kennen de klappen van de zweep, houden iedereen actief bij de les (ook de zwijgers) en zorgen voor een transparante structuur. Deze manier van werken heeft gegarandeerd als resultaat dat vergaderingen vlotter en efficiënter zullen verlopen.
3. Wees niet bang voor creativiteit
Durf al eens variatie te brengen in je meetings. Je hebt niet altijd een externe moderator nodig om gebruik te maken van break-out rooms, post-its of bijvoorbeeld de denkhoedenmethode van De Bono.
Als je je een beetje inwerkt in de verschillende creatieve technieken, lukt het ongetwijfeld om tot mooie resultaten te komen. Wees er ook zeker van dat de fun factor zal verhogen.
4. Evalueren
Na elke meeting, reserveer je idealiter ook enkele minuten om af te toetsen of je bij je oorspronkelijk uitgangspunt bent gebleven. Check als voorzitter ook of je over je over je tijdslimiet bent gegaan. Wees (ook als deelnemer) kritisch voor jezelf: wat had beter gekund? Wat verliep rimpelloos?
Evalueren om te verbeteren. En zo evolueren we langzaam maar zeker, naar een ideale wereld, met efficiënte meetings.