Uitgeput na een lange dag online vergaderen? Zo blijf je fris!
Je sluit de ene videocall af en opent meteen de volgende. Tussendoor probeer je berichten te beantwoorden en je eigen werk af te krijgen. Aan het einde van de dag vraag je je af waar je tijd gebleven is.
Bekijk hoe je online overleg organiseert: welke meetings zijn nodig, hoe bereid je je voor en welke ruimte laat je tussen gesprekken? Onderstaande aandachtspunten helpen je om daar concrete afspraken over te maken.
1. Bepaal of een online meeting nodig is
Wil je informatie delen, input verzamelen of samen een beslissing nemen? Kies de vorm die bij dat doel past.
Een statusupdate kun je bijvoorbeeld vooraf schriftelijk delen. Gebruik het overleg vervolgens voor vragen die gezamenlijke bespreking nodig hebben. Bespreek ook of een kort telefoongesprek volstaat.
2. Maak je bijdrage vooraf duidelijk
Bekijk de agenda en vraag welke bijdrage van jou wordt verwacht. Moet je iets voorbereiden, informatie aanleveren of een besluit nemen?
Ben je alleen bij één onderwerp nodig? Bespreek of je voor dat onderdeel aansluit en hoe je de overige informatie ontvangt.
3. Plan ruimte tussen gesprekken
Controleer je agenda op meetings die direct op elkaar aansluiten. Spreek waar mogelijk een kortere vergaderduur af, zodat er tijd overblijft om acties te noteren, even van je scherm weg te gaan en je volgende gesprek voor te bereiden.
Bespreek bij langere sessies wanneer jullie pauzeren. Bescherm daarnaast tijd voor werk dat uit de meetings voortkomt.
4. Spreek af hoe deelnemers bijdragen
Maak vooraf duidelijk hoe mensen vragen stellen, het woord nemen en documenten delen. Bij hybride overleg verdient de deelname van collega’s op afstand expliciet aandacht.
Bespreek ook het gebruik van camera’s op basis van het doel van de sessie en de omstandigheden van deelnemers. Leg uit wanneer beeld nodig is, bijvoorbeeld bij een demonstratie of oefening.
5. Beperk gelijktijdige taken
Kies voor jezelf welke meldingen je tijdens een gesprek wilt uitschakelen. Heb je tussendoor een andere taak te behandelen? Maak dat bespreekbaar in plaats van stilzwijgend tussen werkzaamheden te schakelen.
Als organisator kun je regelmatig controleren welke vragen er zijn en deelnemers gericht uitnodigen om bij te dragen.
6. Sluit af met afspraken en open punten
Vat samen wie wat doet, tegen wanneer en welk resultaat wordt verwacht. Noteer afzonderlijk welke vragen nog niet beantwoord zijn.
Neem na het gesprek even de tijd om je acties vast te leggen. Zo hoeft een volgende meeting niet te beginnen met het reconstrueren van eerdere afspraken.
Video over online vergaderen
Bekijk je eigen vergaderdag
Kies één werkdag en beantwoord deze vragen:
- Bij welke meetings is mijn bijdrage nodig?
- Welke informatie kan vooraf worden gedeeld?
- Waar ontbreekt ruimte voor voorbereiding of opvolging?
- Welke afspraak wil ik met mijn collega’s bespreken?
Voor een bredere aanpak van voorbereiding, deelname en besluitvorming lees je onze 11 tips voor vergaderen.
Online overleg praktisch aanpakken
Wil je oefenen met de voorbereiding, begeleiding en opvolging van digitaal overleg? Bekijk de opleiding Online vergaderen.
Gaat je vraag vooral over de verdeling van je werkdag en je prioriteiten? Vergelijk dan onze opleidingen timemanagement. Het bredere aanbod vind je bij persoonlijke ontwikkeling.
