Kies het juiste platform voor jouw online meeting

28 mei 2020| Vergaderen, Online meeting

Welk platform past bij jouw online meeting? Begin bij wat je wilt doen en wie er deelneemt. Een kort teamoverleg vraagt een andere voorbereiding dan een workshop met oefeningen of een bijeenkomst met externe deelnemers.

Gebruik deze checklist om je eisen vast te leggen. Controleer vervolgens welke mogelijkheden beschikbaar zijn in het abonnement en de instellingen van jouw organisatie.

1. Wat moet de bijeenkomst opleveren?

Wil je informatie delen, samen een document bespreken, ideeën verzamelen of deelnemers laten oefenen? Beschrijf eerst het verloop van de sessie.

Noteer daarna welke functies daarvoor nodig zijn. Denk aan schermdelen, subgroepen, een gedeeld werkblad of een manier om vragen te verzamelen. Zo vergelijk je platforms op basis van je werkwijze.

2. Wie moeten kunnen deelnemen?

Hoeveel deelnemers verwacht je?
Zijn het collega’s, externe gasten of een combinatie?
Hebben deelnemers een account nodig?
Kunnen zij deelnemen met de apparaten en verbindingen die ze gebruiken?
Welke ondersteuning hebben zij nodig om aan te sluiten?

Test de toegang met iemand buiten je organisatie wanneer je externe deelnemers uitnodigt. Gebruik daarbij een apparaat en account die vergelijkbaar zijn met die van je gasten.

3. Welke werkvormen wil je gebruiken?

Maak de functies concreet vanuit je programma:

Schermdelen: wie moet kunnen delen en hoe wisselen sprekers elkaar af?
Subgroepen: wie verdeelt deelnemers en hoe krijgen zij hun opdracht?
Vragen: verzamelen jullie die mondeling, in de chat of via een aparte functie?
Samenwerken: waar noteren deelnemers ideeën en wie houdt toegang na de sessie?
Terugkoppelen: hoe deelt elke groep zijn resultaten?

Doorloop de gekozen werkvormen vooraf. Een functie beschikbaar hebben en die vlot kunnen begeleiden zijn twee verschillende aandachtspunten.

4. Wat vraagt de installatie en techniek?

Controleer of deelname via een app of browser verloopt en welke functies daarbij beschikbaar zijn. Test dit met de apparaten, browsers en toegangsrechten die deelnemers daadwerkelijk gebruiken.

Bekijk ook de afspraken van je organisatie over software installeren en externe diensten gebruiken. Spreek af wie helpt bij technische problemen en wat deelnemers kunnen doen als aansluiten niet lukt.

5. Hoe maak je deelname toegankelijk?

Vraag vooraf welke ondersteuning deelnemers nodig hebben. Controleer bijvoorbeeld de mogelijkheden voor ondertiteling, toetsenbordbediening en het vooraf delen van materiaal.

Bij hybride overleg test je ook het geluid en beeld vanuit de ruimte. Kunnen deelnemers op afstand de sprekers verstaan, het materiaal volgen en zelf bijdragen?

6. Welke afspraken gelden voor toegang en gegevens?

Stem met de verantwoordelijke binnen je organisatie af welk platform is goedgekeurd en welke instellingen je moet gebruiken.

Wie krijgt toegang tot de bijeenkomst?
Wie mag deelnemers toelaten, presenteren of het scherm delen?
Wordt de sessie opgenomen of getranscribeerd?
Welke afspraken gelden voor eventuele AI-functies?
Waar worden bestanden en opnames opgeslagen, en wie krijgt toegang?

Leg vast welke instellingen nodig zijn en controleer ze vóór de bijeenkomst. Informeer deelnemers over de werkwijze.

7. Welke kosten en beperkingen moet je controleren?

Vergelijk de actuele voorwaarden van de formule die je wilt gebruiken. Controleer onder meer:

Het toegestane aantal deelnemers en de vergaderduur.
Welke functies inbegrepen zijn.
Welke licentie de organisator of medebegeleider nodig heeft.
Of er bijkomende kosten zijn voor opslag of aanvullende functies.
Welke bestaande organisatielicenties je kunt gebruiken.

Test je geplande bijeenkomst

Maak een korte proefsessie waarin je het volledige verloop doorneemt: uitnodigen, aansluiten, materiaal delen, een oefening begeleiden en de bijeenkomst afsluiten.

Noteer wat je nog moet aanpassen en wie daarvoor verantwoordelijk is. Leg ook een eenvoudige terugvaloptie vast voor het geval een onderdeel niet werkt.