Grafieken, tabellen en diagrammen kunnen nauwelijks sexy genoemd worden en meestal doen ze je publiek al bleek wegtrekken van zodra je er één durft te tonen.
De valkuil is dat vele grafieken of tabellen veel te ingewikkeld zijn en te veel informatie bevatten.
Het doel van de grafiek moet in één oogopslag duidelijk zijn. Belangrijk hierbij is om de essentiële informatie uit een ingewikkelde tabel te halen en er een vereenvoudigde versie van te maken.
Kijk eens naar deze twee slides, welke brengt de boodschap duidelijker over?
Hierbij drie belangrijke tips om je publiek heldere en duidelijke grafieken te presenteren.
Eerst en vooral dit. Meestal komen de cijfers die je moet presenteren uit een Excel- document, een Word-tabel of een andere software en de verleiding is groot om die gegevens gewoon via copy and paste in een slide te plakken. Dit is helemaal geen goed idee, want het resultaat is zelden geslaagd. Excel-documenten bevatten meestal te veel details en dat maakt je slide te complex en verwarrend voor je publiek.
TIP 1: VEREENVOUDIG DE DATA
Denk na wat je met de grafiek wil aantonen? Een omzetstijging? Een kostenvermindering? Een spectaculaire winstgroei? Gebruik dan enkel de cijfers die je punt versterken en verwijder alle dingen uit de grafiek die daar niets mee te maken hebben. Alles wat de aandacht afleidt van je kernboodschap heeft geen plaats in je grafiek of diagram. Verwijder dus achtergronden, onnodige lijnen, cijfers, labels, schaduwen en 3D-effecten.
De essentiële informatie in deze grafiek is hier: een stijging van 9,7% na renovatie. Door de niet relevante gegevens op deze slide weg te laten, komt de grafiek beter tot zijn recht.
In onderstaand voorbeeld hebben we alle overbodige informatie weggelaten.
Resultaat? Je boodschap is meteen veel duidelijker voor het publiek.
TIP 2: GEBRUIK DE JUISTE GRAFIEK
Let er op dat je het juiste type grafiek gebruikt om de gegevens weer te geven. Er zijn drie soorten diagrammen, deze vormen de basis: taartdiagrammen, lijndiagrammen en staafdiagrammen.
Taartdiagrammen
Cirkel- of taartdiagrammen zijn diagrammen die snel en in een oogopslag te begrijpen zijn. Ze tonen de delen van een totaal (percentage) op een gemakkelijk te begrijpen manier.
Cirkeldiagrammen zijn nuttige hulpmiddelen die je kunnen helpen bij het doorgronden en begrijpen van enquêtes, statistieken, complexe gegevens en inkomsten of uitgaven. Ze worden meestal weergegeven als procentuele verdeling.
Lijndiagrammen
Een lijndiagram wordt vaak gebruikt om te laten zien hoe iets zich in de loop van de tijd ontwikkelt. Om bijvoorbeeld de evolutie, stijging of daling weer te geven.
De tijd komt meestal op de horizontale as en de gemeten factor op de verticale as. Ze zijn bijzonder handig om bijvoorbeeld een trend weer te geven.
Staafdiagrammen
Een staafdiagram dient meestal om de waarde of hoeveelheid van iets weer te geven om dit te vergelijken met andere factoren.
Elke staaf geeft een bepaalde categorie of soort weer. De lengte van de staven geeft aan hoe vaak iets voorkomt. Bijvoorbeeld de omzet van een product in verschillende regio’s.
TIP 3: ZORG ERVOOR DAT JE KERNBOODSCHAP METEEN DUIDELIJK IS
Grafieken waarbij het doel niet meteen duidelijk is, brengen het publiek in verwarring. Je toehoorders moeten dan op zoek naar de informatie en de kans is groot dat ze met de verkeerde boodschap naar huis gaan. Heel wat sprekers gaan ervan uit dat het publiek zelf de grafiek zal analyseren en dan de juiste conclusie zal trekken. Een goede tip hierbij is om in de titel van de grafiek de belangrijkste conclusie al mee te geven. In plaats van ‘Omzet per regio’ zet je bijvoorbeeld ‘Regio Noord heeft de hoogste omzet’.
Nog een laatste aandachtspunt: de kleuren van een diagram zijn heel belangrijk en kunnen de aandacht trekken of juist afleiden. Bij onderstaand diagram gaat de aandacht vooral naar het oranje segment, omdat deze kleur veel feller is, maar eigenlijk is het zwarte segment groter.
Kies dus contrastrijke kleuren als je de aandacht op iets wil vestigen en zoek uit welk deel van de ‘taart’ de grootste aandacht moet krijgen.