Vergaderingen, een bron van ergernis en frustratie? Hierbij 3 concrete tips voor kortere, productievere en efficiëntere vergaderingen:
In vele bedrijven en organisaties blijken vergaderingen vaak tijdverspilling te zijn. Recent onderzoek toont aan dat 1 op 3 vergaderingen niet productief is. Hoe komt dat?
Vergaderingen mislukken vaak omdat vooraf en tijdens de vergadering niet is vastgesteld wat precies de doelstelling is van de bespreking. Of omdat tijdens de bijeenkomst het doel uit het oog wordt verloren. En dat is jammer want efficiënt en productief overleg kan heel nuttig zijn, de besluitvorming versnellen en dus heel wat tijdwinst opleveren.
3 concrete tips voor productieve vergaderingen:
1. Vergader enkel indien nodig
Is het al gebeurd dat je je afvroeg waarom je in godsnaam aanwezig bent op een meeting? Het is goed om op voorhand in te schatten of jouw aanwezigheid echt noodzakelijk is. Vraag dus de agenda van de vergadering. Is dat niet zo, durf dan assertief te anticiperen en zeg dat je heel graag het verslag ontvangt. Of dat ze je erbij roepen, als het onderwerp over jouw afdeling aan bod komt.
2. Bereid je voor
Hak een probleem in stukken. Een groot, onoverkomelijk probleem leidt misschien tot oeverloze discussies. Waarom niet vooraf al eens kijken of je het complete vraagstuk al kan splitsen in deelproblemen. Dat vergemakkelijkt de bespreking.
3. Hou het kort en bondig
Hoe langer iemand praat, hoe minder de anderen luisteren. Het is de taak van de voorzitter om de gesprekken de kanaliseren. Beperk je interventies tot het minimum en ga meteen naar de kern van de zaak.
Bekijk de tips in deze video:
Meer info: Cursus vergadertechnieken