11 tips voor vergaderen

Hieronder vind je 11 concrete tips om een vergadering op een goede manier te organiseren en tot een goed einde te brengen.

1. Bepaal het doel van de vergadering op voorhand

Een efficiënte vergadering begint bij een juiste voorbereiding. Leg je doel en timing vast. Een belangrijke vergadering met belangrijke beslissingen vraagt om een comfortabele ruimte. Zorg voor voldoende ruimte voor dossiers en voldoende stoelen voor je deelnemers. Een korte, informele vergadering daarentegen die voornamelijk snel moet verlopen heeft minder voorbereiding nodig.

2. Bereid een agenda voor

Zorg dat de agenda vastligt voor je een uitnodiging verstuurt. Op deze manier kunnen mensen zien of ze er baat bij hebben aanwezig te zijn. Nodig mensen uit op basis van hun bijdrage aan de bespreking, de besluitvorming of de uitvoering. Spreek af wie achteraf geïnformeerd wordt.

3. Zorg voor het nodige materiaal

Voorzie een beamer of flipchart wanneer er een korte presentatie gegeven wordt. Zorg voor een laptop voor de notulist.

4. Verdeel de rollen

Spreek af wie de vergadering begeleidt. Deze persoon bewaakt dat iedereen aan bod kan komen en dat duidelijk is hoe beslissingen worden genomen. Duid ook een notulist aan die de belangrijkste besluiten, acties en open vragen vastlegt. Het verslag kan achteraf naar de belanghebbenden worden doorgestuurd.

Iemand die de tijd bijhoudt is ook zeker geen overbodige luxe.

5. Neem pauze

Zorg voor voldoende pauze voor je deelnemers. Indien de discussie te heftig wordt, hebben je deelnemers mogelijk even nood aan reflectie. Respecteer deze nood en maak je vergadering niet te intensief.

6. Hou je doel voor ogen

Een vergadering verliest snel aan kracht wanneer er steeds van het onderwerp afgeweken wordt. Neem hier actie en benoem dit wanneer dit gebeurt. Neem de leiding en geef aan dat je verder wilt met de vooraf bepaalde agenda.

7. Laat de stille minderheid aan het woord

Wanneer een meerderheid een bepaalde mening deelt, wil dit nog niet zeggen dat de stille minderheid geen recht van spreken heeft. Geef ruimte aan andere perspectieven, zowel om iedereen bij de bespreking te betrekken als om mogelijk interessante ideeën te aanhoren en te overwegen.

8. Respecteer de tijd

Op voorhand geef je de juiste plaats, het tijdstip en de duur van de vergadering aan. Tijdens de vergadering heb je dus een bepaalde tijd te respecteren. Op deze manier voorkom je dat je vergadering na verloop van tijd leegloopt omwille van andere afspraken.

9. Kom niet terug op gemaakte beslissingen

Heropen een eerdere beslissing niet zonder duidelijke aanleiding. Dat kan frustratie oproepen en dezelfde discussie opnieuw op gang brengen. Zijn er nieuwe feiten, gewijzigde omstandigheden of belangrijke bezwaren? Benoem dan wat er veranderd is en spreek af of de beslissing opnieuw bekeken moet worden.

10. Maak een to-do lijst

To-do’s zijn belangrijk aan het eind van de vergadering. Maak in samenspraak met de betrokkenen duidelijk wie welke actie opneemt, wat het verwachte resultaat is en wanneer de opvolging plaatsvindt. Leg deze afspraken vast en deel ze met de deelnemers.

11. Annuleer de vergadering indien nodig

Niet iedere reden is voldoende om een vergadering te annuleren of te verplaatsen. Wanneer een gastspreker of partner die een sleutelrol heeft binnen de vergadering niet aanwezig kan zijn, kan dat een goede reden zijn om de vergadering te verplaatsen of annuleren. Bekijk of het doel van de bijeenkomst nog haalbaar is voordat je beslist om ze te laten doorgaan.

Zoek je een korte voorbereiding voor je volgende overleg? Lees ook 3 vragen die elke meeting korter en krachtiger maken.

Bekijk het e-book Efficiënt vergaderen en brainstormen.

Wil je deze vergadertechnieken oefenen? Bekijk de opleiding Efficiënt en productief vergaderen.

Voor andere ontwikkelvragen vind je keuzehulp bij onze opleidingen persoonlijke ontwikkeling.