StepStone ondervroeg in februari en maart 2011 bijna 900 bezoekers van zijn website. Twaalf procent van de deelnemers vindt dat hij of zij van de ene naar de andere vergadering loopt en dat dat echt tijdverspilling is. Twintig procent ervaart eveneens dat ze veel vergaderen, maar vindt dat wel nuttig voor zijn werk.

Volgens Michel Tubbax, algemeen directeur van StepStone België, moeten bedrijven een les trekken uit deze resultaten. "Drieënzestig procent van de Europese werknemers zegt dat een interessante jobinhoud noodzakelijk is om gemotiveerd te blijven. De resultaten van dit onderzoek zijn dan ook een slecht teken. Mensen die het gevoel hebben dat ze hun tijd verspillen in nutteloze vergaderingen, zullen steeds minder gemotiveerd zijn en op termijn misschien overwegen het bedrijf te verlaten."

4 tips voor productieve vergaderingen:

1. Vergader enkel indien nodig
Is het al gebeurd dat je je afvroeg waarom je in godsnaam aanwezig bent op een meeting? Het is goed om op voorhand in te schatten of jouw aanwezigheid echt noodzakelijk is. Vraag dus de agenda van de vergadering. Is dat niet zo, durf dan assertief te anticiperen en zeg dat je heel graag het verslag ontvangt. Of dat ze je erbij roepen, als het onderwerp over jouw afdeling aan bod komt.

2. Bereid je voor
Hak een probleem in stukken. Een groot, onoverkomelijk probleem leidt misschien tot oeverloze discussies. Waarom niet vooraf al eens kijken of je het complete vraagstuk al kan splitsen in deelproblemen. Dat vergemakkelijkt de bespreking.

3. Hou het kort en bondig
Hoe langer iemand praat, hoe minder de anderen luisteren. Het is de taak van de voorzitter om de gesprekken de kanaliseren. Vergaderen is geen one man show van Geert Hoste, maar eerder een dialoog tussen alle aanwezigen. Want ons meteen brengt tot het volgende punt.

4. Kijk uit met zwijgers
Zwijgers hebben ook meningen. Het is belangrijk om aan iedereen een vorm van contract te vragen. Zo weet je of iemand het eens of oneens is. Zo weet je of deze persoon de taken zal uitvoeren die nodig zijn na de vergadering. Door iedereen duidelijk kleur te laten kiezen, kan je iedereen ook achteraf op zijn of haar verantwoordelijkheid wijzen.